Comment utiliser l'onglet Notes pour rédiger un compte-rendu partagé, et l'onglet Réunion pour organiser, diffuser et suivre les réunions liées à une opération.
Avant de commencer
- Ouvrez une opération : les onglets Notes et Réunion sont disponibles sur chaque opération.
- L'accès à ces onglets peut être restreint par les profils de droits configurés par votre administrateur.
L'onglet Notes sert à noter un compte-rendu de réunion ou d'avancement, pour garder une traçabilité commune à toutes les personnes ayant accès à l'opération.
L'onglet Notes se présente comme un traitement de texte, un peu à la manière de Word. La mise en forme est entièrement libre.
L'onglet Notes : un traitement de texte libre pour rédiger vos comptes-rendus.
Les options de mise en forme disponibles
- Titres et paragraphes : formatez vos textes en en-têtes ou en paragraphes.
- Style de texte : gras, italique, souligné, barré.
- Couleurs : couleur du texte et couleur de surlignage.
- Alignement : à gauche, centré, à droite, justifié.
- Listes : check-list à coches, liste à puces, liste numérotée (123) ou alphabétique (ABC).
- Mise en retrait du texte.
- Insertion d'images et de tableaux.
Bon à savoir
L'accès à l'onglet Notes peut être personnalisé dans les profils de droits : un administrateur peut autoriser ou non certains utilisateurs à y accéder.
Si plusieurs personnes ont accès à l'onglet Notes, vous pouvez à tout moment consulter qui a fait la dernière modification, ou revenir à une version précédente.
L'historique des versions : chaque enregistrement est daté et horodaté.
Revenir à une ancienne version
- Utilisez les flèches de retour en arrière pour annuler vos dernières modifications.
- Ou cliquez sur l'icône historique pour voir la liste des versions enregistrées, avec leur date et leur heure.
- Cliquez sur la version souhaitée pour y revenir, ou restez sur la version actuelle.
Exporter les notes d'une seule opération
- Cliquez sur Exporter doc.
- Choisissez le modèle de document, par exemple "Export compte rendu par défaut".
- Cliquez sur Valider.
Le document s'ouvre directement dans vos téléchargements.
La fenêtre "Choix du modèle de document" lors de l'export d'une note.
Exporter les notes de plusieurs opérations
Utile par exemple pour un compte-rendu regroupant toutes les opérations d'une même catégorie (ex. VEFA) ou d'une même famille d'opération (ex. Promotion).
- Depuis le même bouton Exporter doc, sélectionnez une catégorie (les pastilles qui servent à filtrer vos opérations) ou une famille d'opération.
- Cochez ou décochez les projets à extraire dans la liste qui s'affiche.
- Triez si besoin par pilote, par stade d'avancement ou par date de dernière mise à jour.
- Cochez Mettre toutes les notes dans un seul fichier si vous voulez un document unique, ou décochez pour obtenir un dossier avec les notes séparées.
- Cliquez sur Confirmer.
L'export multi-opérations : filtrer par famille d'opération, puis cocher les projets à extraire.
? Astuce
Si vous laissez la case "un seul fichier" cochée, toutes les notes des opérations sélectionnées se retrouvent dans un même document. Si vous la décochez, vous obtenez un dossier contenant une note distincte par opération.
L'onglet Réunion permet de garder une traçabilité de toutes les réunions liées à une opération : création, participants, ordre du jour et compte-rendu.
Deux sous-onglets sont disponibles : Toutes, qui liste l'ensemble des réunions liées à l'opération (même celles auxquelles vous ne participez pas), et Mes réunions, qui n'affiche que celles qui vous concernent.
La liste des réunions : date, titre, statut de publication, horaires, durée et participants.
? Bon à savoir
Dans "Toutes", un petit logo d'interdiction s'affiche sur les réunions auxquelles vous n'êtes pas convié : au survol, WIP indique "Vous ne pouvez pas accéder à cette réunion car vous ne faites pas partie des participants".
Dupliquer, éditer ou supprimer une réunion
Depuis Mes réunions, cliquez sur les 3 petits points d'une réunion pour Dupliquer (crée une copie identique), Éditer (modifier son contenu) ou Supprimer.
Le menu des 3 petits points sur une réunion existante.
Créer une nouvelle réunion
- Cliquez sur Créer une nouvelle réunion, depuis "Toutes" ou depuis "Mes réunions".
- Renseignez le nom de la réunion, la date de début et de fin avec les horaires, et le lieu.
- Ajoutez une description si besoin.
- Cochez ou décochez Publier selon que vous voulez la rendre visible immédiatement ou non.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le formulaire de création : nom, dates, lieu, description et case "Publier".
Publier ou non une réunion
Une réunion publiée est visible par tous les membres du projet. Une réunion non publiée n'est visible que par vous, jusqu'à ce que vous la publiiez — utile si vous n'êtes pas encore sûr de la date ou de l'horaire. Vous pourrez la publier plus tard via le menu Gérer la diffusion.
Après avoir enregistré la réunion, une fenêtre s'ouvre pour gérer les participants.
La fenêtre des participants, avec les rôles animateur, participant et lecteur.
? Animateur
Peut modifier le statut de la réunion (publiée ou non), ajouter des participants et modifier le contenu. Statut possible : présent, non présent, absent.
? Participant
Statut possible : non défini, présent, absent, excusé. Ce sont les personnes ayant accès à l'opération, ajoutées via "Gérer les participants".
?️ Lecteur
Statut par défaut pour un membre non invité. N'a pas accès aux réunions non publiées, et ne peut jamais modifier le contenu.
Ajouter des participants
- Cliquez sur Gérer les participants.
- Cochez ou décochez les utilisateurs à ajouter.
- Cliquez sur Valider.
Une fois la réunion créée, le menu Gérer la diffusion (en haut à droite) permet de piloter sa visibilité, en 4 statuts :
Les 4 statuts de diffusion
Ne pas publier : le contenu est visible en lecture seule par tous les participants ; l'édition reste réservée aux animateurs.
Publier : le contenu devient visible et éditable par tous les participants (les lecteurs restent en lecture seule).
Verrouiller temporairement : le contenu repasse en lecture seule pour tous ; l'édition ne peut être réactivée que par les animateurs.
Valider définitivement : le contenu est figé en lecture seule pour tous, sans possibilité de réactiver l'édition ultérieurement.
⚠️ Attention
La validation définitive est irréversible : une fois ce statut choisi, le contenu de la réunion ne peut plus être modifié par personne, animateurs compris.
Autres actions disponibles sur une réunion créée
- Ouvrir la réunion dans une autre fenêtre.
- Exporter les fichiers ou le compte-rendu de la réunion.
- Consulter la liste des participants.
- Envoyer une invitation à tous les participants.
L'ordre du jour d'une réunion, avec ses différents points.
Ajouter un point
- Cliquez sur Ajouter un point à l'ordre du jour.
- Renseignez son nom, sa durée, son responsable et le projet auquel il est lié.
- Cliquez sur Enregistrer.
Un point de l'ordre du jour, avec les options texte, tâches et fichiers.
Compléter un point
Texte libre : un encart similaire à l'onglet Notes, avec les mêmes fonctionnalités de mise en forme.
Tâches : pour chaque tâche, ajoutez un responsable, un commentaire et une date.
Fichiers : ouvre l'explorateur de votre ordinateur pour joindre un document.
? Astuce
Marquez un point important d'une étoile pour le mettre en favori : il remonte automatiquement en haut de la liste. Vous pouvez aussi trier les points par responsable, par durée, ou par importance.
Qui peut voir les notes d'une opération ?
Toutes les personnes ayant accès à l'opération et autorisées sur l'onglet Notes, selon les profils de droits configurés par votre administrateur.
Puis-je exporter les notes de plusieurs opérations à la fois ?
Oui, en filtrant par catégorie ou par famille d'opération depuis le bouton "Exporter doc", puis en cochant les opérations concernées.
Pourquoi je vois un logo d'interdiction sur certaines réunions ?
Vous consultez l'onglet "Toutes", qui liste toutes les réunions de l'opération, y compris celles où vous n'êtes pas participant. Le logo signale simplement que vous ne pouvez pas y accéder.
Quelle est la différence entre publier et ne pas publier une réunion ?
Une réunion non publiée n'est visible que par vous ; une fois publiée, elle devient visible par tous les membres du projet.
Puis-je annuler une validation définitive d'une réunion ?
Non, ce statut est irréversible. Utilisez "Verrouiller temporairement" si vous pensez avoir besoin de rouvrir l'édition plus tard.
Besoin d'aide ?
Pour toute question complémentaire, n'hésitez pas à contacter le support Cellance en créant un ticket directement depuis l'interface WIP.