Comment utiliser les onglets Suivi budgétaire, Trésorerie et Financement pour suivre où vous en êtes financièrement sur une opération, et comment les paramétrer depuis l'administration.

Au programme
Avant de commencer
  • La consultation du budget est accessible à tout utilisateur ayant les droits sur l'onglet ; le paramétrage (lots, colonnes, masques de trésorerie) nécessite un statut administrateur.
  • Ces onglets s'appuient sur des données importées depuis votre logiciel de comptabilité (via fichier Excel ou interfaçage) : ce ne sont pas des onglets de saisie manuelle au quotidien.
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Un cockpit financier, pas un outil de saisie

Le cas d'usage : savoir où j'en suis de mon budget

Le principe des onglets Suivi budgétaire, Trésorerie et Financement est d'offrir un cockpit financier : une vue de ce qui se passe dans votre logiciel de comptabilité, directement depuis l'opération. Le cas d'usage typique est celui d'un chargé d'opération qui veut savoir où il en est de son budget, de ses marchés et de ses factures, sans avoir à ouvrir son logiciel de comptabilité.

Vue d'ensemble de l'onglet Suivi budgétaire
L'onglet Suivi budgétaire : une vue consolidée du budget, de l'engagé et du facturé.
⚠️ Un principe essentiel à retenir

Ces onglets sont une recopie de ce qui existe dans votre logiciel de comptabilité, alimentée par un import (fichier Excel ou interfaçage). Ce ne sont pas des outils de gestion financière à proprement parler : WIP affiche ce que dit votre logiciel de comptabilité, il ne remplace pas son fonctionnement.

Il est donc essentiel que les libellés (noms de lots, de colonnes...) soient identiques entre votre logiciel de comptabilité et WIP, pour que l'import fonctionne correctement.

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L'onglet Suivi budgétaire

Lots techniques, marchés et factures

L'onglet Suivi budgétaire distingue plusieurs notions complémentaires :

? Lots techniques

Les grands postes comptables sur lesquels de l'argent est dépensé (acquisition du terrain, frais de notaire, assainissement...). Répond à la question "pourquoi je dépense ?".

?️ Marchés

Regroupent les informations par exécutant (prestataire) : quel prestataire réalise quelle partie du chantier. Répond à la question "pour qui je dépense ?".

? Factures

Le détail des pièces facturées : numéro de pièce, montant. Fonctionne selon la même logique que les marchés.

Pour chaque ligne, WIP distingue en général trois grandes colonnes :

  • Budget : le montant initialement prévu.
  • Engagé : tout ce qui a été signé (bons de commande...), donc ce à quoi vous vous êtes engagé à payer.
  • Facturé : ce qui a été effectivement facturé à ce jour.

La différence entre ces montants donne le disponible restant. Ces colonnes sont paramétrables et peuvent aussi distinguer le hors taxe du TTC selon vos besoins.

Afficher ou masquer des postes non utilisés

Depuis Gérer les lots techniques, au milieu de l'écran, vous pouvez décocher les postes qui ne concernent pas votre opération (par exemple des postes de réhabilitation absents d'une construction neuve). Ils resteront simplement masqués et exclus du total.

Personnaliser l'affichage

Le bouton Affichage permet de choisir le libellé affiché pour chaque poste : le nom usuel (ex. "Charpente, couverture") ou l'identifiant de comptabilité, plus parlant pour certaines équipes.

Exporter vos données

Comme tous les tableaux de WIP, vous pouvez exporter le contenu d'un tableau du budget par un clic droit dans le tableau (pas dans les en-têtes) puis "Exporter". Le budget peut également être requêté depuis le Pilotage et le Reporting.

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Paramétrer le budget dans l'administration

Lots techniques, rubriques et colonnes, par famille d'opération
Accéder au paramétrage
  1. Cliquez sur la roue crantée (Administration) en bas à gauche.
  2. Vérifiez la famille d'opération concernée (le paramétrage peut différer d'une famille à l'autre).
  3. Allez dans Rubrique finance.
Créer des rubriques et des lots techniques

Créez des rubriques (grands regroupements, par exemple "Prix de revient" et "Financement"), puis, dans chaque rubrique, ajoutez les lots techniques qui la composent.

Chaque lot doit avoir un identifiant unique (en plus de son libellé) : c'est ce qui permet à votre logiciel de comptabilité et à WIP de se comprendre lors de l'import, même si le libellé affiché change par la suite.

? Astuce — Ajouter rapidement de nombreux lots

Si un client vous transmet un tableau Excel listant déjà tous ses lots, ajoutez d'abord le bon nombre de lignes vides dans l'administration. Copiez ensuite la liste des lots depuis Excel (sans doublons), cliquez dans la première case (sans être en train d'en modifier le contenu) pour faire apparaître un encadré autour de la cellule, puis collez (Ctrl+V) : toutes les lignes se remplissent d'un coup.

Astuce copier-coller pour ajouter plusieurs lots techniques d'un coup
Copier-coller une liste de lots depuis Excel directement dans l'administration.
Personnaliser les colonnes

Vous pouvez créer vos propres colonnes de budget (par exemple pour reprendre exactement la présentation de votre logiciel de comptabilité) : colonne au format texte, colonne calculée par formule (ex. "Disponible" = "Budget autorisé HT" moins "Facturé"), ou colonne en somme des sous-lignes.

Pour chaque colonne, vous pouvez aussi choisir si elle est modifiable ou non (une colonne calculée par formule n'a pas vocation à être éditée manuellement).

Personnalisation des colonnes de budget dans l'administration
La personnalisation des colonnes de budget : texte, formule, ou somme des sous-lignes.
? Astuce — Dupliquer un paramétrage existant

Un bouton "Recopier vers…" permet de dupliquer un paramétrage de budget qui vous convient vers une autre famille d'opération, plutôt que de tout reconstruire manuellement.

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Gérer les droits d'accès au budget

Lecture seule ou modification, selon les profils
Paramétrer un profil
  1. Allez dans Administration → Profils et droits.
  2. Cliquez sur le crayon en bout de ligne du profil à modifier.
  3. Ouvrez l'accès à l'onglet concerné (Suivi budgétaire, Trésorerie ou Financement).
  4. Choisissez si l'accès est en lecture seule (simple consultation, "cockpit financier") ou en modification.
⚠️ Attention en cas de modification manuelle

Si une donnée est alimentée par un import depuis votre logiciel de comptabilité et que vous la modifiez manuellement dans WIP, cette modification sera écrasée à la prochaine mise à jour automatique (sauf si l'interfaçage est bidirectionnel). Une correction ponctuelle dans WIP n'est donc pas une solution durable : la correction doit être faite à la source, dans votre logiciel de comptabilité.

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L'onglet Trésorerie

Répartir la dépense budgétée dans le temps

L'onglet Trésorerie est conditionné par le budget : il reprend les montants du Suivi budgétaire et les répartit dans le temps, selon des règles que vous définissez : les masques de trésorerie.

Paramétrage d'un masque de trésorerie dans l'administration
Le paramétrage d'un masque de trésorerie : quelle donnée suivre, et comment la répartir dans le temps.
Paramétrer un masque de trésorerie
  1. Dans l'administration, pour la famille d'opération concernée, allez dans Masque de trésorerie.
  2. Choisissez la valeur de référence à suivre (le plus souvent le facturé, pour suivre ce qui est réellement payé).
  3. Associez chaque lot technique à un ou plusieurs livrables clés du planning (par exemple : la signature de l'acte authentique pour l'acquisition du terrain).
  4. Définissez le pourcentage de la dépense déclenché à chaque livrable clé, ainsi qu'un éventuel décalage en mois.
⚠️ Le total doit faire 100 %

WIP vous alerte si la somme des pourcentages répartis sur les différents livrables clés dépasse ou n'atteint pas 100 %. Pensez à valider chaque ligne : une modification non validée n'est pas enregistrée.

Une fois ce paramétrage réalisé, la trésorerie se calcule automatiquement : si une date du planning est décalée (par exemple un ordre de service repoussé), la répartition de la dépense se recale d'elle-même. Un graphique récapitule le cumul et la dépense mensuelle, avec les mêmes codes que le planning (italique pour le prévisionnel, gras pour le réalisé). Il est également possible d'historiser différentes versions de ce calcul.

? Bon à savoir

Comme pour les masques de planning, le paramétrage d'un masque de trésorerie se fait généralement une seule fois par famille d'opération.

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L'onglet Financement

Le détail des financeurs et de leurs conditions

L'onglet Financement est le plus détaillé des trois : il permet de suivre les différents financeurs d'une opération (statut, type de financeur), avec des informations qui peuvent, selon votre organisation, être alimentées automatiquement depuis votre logiciel de comptabilité via un fichier d'import dédié.

Un onglet encore en construction

Le suivi du financement nécessite des connaissances métier spécifiques (agréments, subventions, prêts...) et continue d'évoluer. Un article dédié, plus complet, pourra être proposé ultérieurement pour approfondir ce sujet.

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Questions fréquentes

Puis-je saisir directement mes montants de budget dans WIP ?

Ce n'est pas l'usage prévu : ces onglets sont conçus comme la recopie de votre logiciel de comptabilité, alimentée par import. Une saisie manuelle est possible techniquement, mais sera écrasée à la prochaine mise à jour si la donnée est censée provenir d'un import.

Pourquoi le TTC n'est-il pas calculé automatiquement partout ?

Le calcul de TVA peut être complexe et varier selon le type de financement de chaque lot. WIP recopie fidèlement ce que dit votre logiciel de comptabilité plutôt que de recalculer une TVA qui pourrait être erronée.

Que se passe-t-il si je modifie une donnée importée directement dans WIP ?

Si le lien avec votre logiciel de comptabilité n'est pas bidirectionnel (cas le plus fréquent), votre modification sera écrasée à la prochaine mise à jour automatique. Signalez plutôt l'erreur pour qu'elle soit corrigée à la source.

La trésorerie se recalcule-t-elle automatiquement si le planning change ?

Oui, dès lors qu'un masque de trésorerie est associé aux bons livrables clés du planning, tout décalage de date se répercute automatiquement sur la répartition de la dépense.

Besoin d'aide ?

Pour toute question complémentaire, n'hésitez pas à contacter le support Cellance en créant un ticket directement depuis l'interface WIP.