Comment utiliser les onglets Suivi budgétaire, Trésorerie et Financement pour suivre où vous en êtes financièrement sur une opération.
- Un cockpit financier, pas un outil de saisie
- L'onglet Suivi budgétaire — lots techniques, marchés, factures
- L'onglet Trésorerie — la dépense répartie dans le temps
- L'onglet Financement
- Questions fréquentes
- La consultation de ces onglets est accessible à tout utilisateur ayant les droits nécessaires ; si un onglet ne s'affiche pas, contactez votre administrateur WIP.
- Ces onglets s'appuient sur des données importées depuis votre logiciel de comptabilité (via fichier Excel ou interfaçage) : ce ne sont pas des onglets de saisie manuelle au quotidien.
Un cockpit financier, pas un outil de saisie
Le principe des onglets Suivi budgétaire, Trésorerie et Financement est d'offrir un cockpit financier : une vue de ce qui se passe dans votre logiciel de comptabilité, directement depuis l'opération. Le cas d'usage typique est celui d'un chargé d'opération qui veut savoir où il en est de son budget, de ses marchés et de ses factures, sans avoir à ouvrir son logiciel de comptabilité.
Ces onglets sont une recopie de ce qui existe dans votre logiciel de comptabilité, alimentée par un import. Ce ne sont pas des outils de gestion financière à proprement parler : WIP affiche ce que dit votre logiciel de comptabilité, il ne remplace pas son fonctionnement.
L'onglet Suivi budgétaire
L'onglet Suivi budgétaire distingue plusieurs notions complémentaires :
Les grands postes comptables sur lesquels de l'argent est dépensé (acquisition du terrain, frais de notaire, assainissement...). Répond à la question "pourquoi je dépense ?".
Regroupent les informations par exécutant (prestataire) : quel prestataire réalise quelle partie du chantier. Répond à la question "pour qui je dépense ?".
Le détail des pièces facturées : numéro de pièce, montant. Fonctionne selon la même logique que les marchés.
Pour chaque ligne, WIP distingue en général trois grandes colonnes :
- Budget : le montant initialement prévu.
- Engagé : tout ce qui a été signé (bons de commande...), donc ce à quoi vous vous êtes engagé à payer.
- Facturé : ce qui a été effectivement facturé à ce jour.
La différence entre ces montants donne le disponible restant. Ces colonnes sont paramétrables (par votre administrateur) et peuvent aussi distinguer le hors taxe du TTC selon vos besoins.
Comme tous les tableaux de WIP, vous pouvez exporter le contenu d'un tableau du budget par un clic droit dans le tableau (pas dans les en-têtes) puis "Exporter". Le budget peut également être requêté depuis le Pilotage et le Reporting.
L'onglet Trésorerie
L'onglet Trésorerie est conditionné par le budget : il reprend les montants du Suivi budgétaire et les répartit dans le temps, selon des règles définies par votre administrateur (les masques de trésorerie).
Une fois ce paramétrage réalisé, la trésorerie se calcule automatiquement : si une date du planning est décalée (par exemple un ordre de service repoussé), la répartition de la dépense se recale d'elle-même. Un graphique récapitule le cumul et la dépense mensuelle, avec les mêmes codes que le planning (italique pour le prévisionnel, gras pour le réalisé). Il est également possible d'historiser différentes versions de ce calcul.
La définition des masques de trésorerie (quelle donnée suivre, comment la répartir) est réalisée par votre administrateur WIP. Si la répartition affichée vous semble incorrecte, rapprochez-vous de lui.
L'onglet Financement
L'onglet Financement est le plus détaillé des trois : il permet de suivre les différents financeurs d'une opération (statut, type de financeur), avec des informations qui peuvent, selon votre organisation, être alimentées automatiquement depuis votre logiciel de comptabilité via un fichier d'import dédié.
Le suivi du financement nécessite des connaissances métier spécifiques (agréments, subventions, prêts...) et continue d'évoluer. Un article dédié, plus complet, pourra être proposé ultérieurement pour approfondir ce sujet.
Questions fréquentes
Ce n'est pas l'usage prévu : ces onglets sont conçus comme la recopie de votre logiciel de comptabilité, alimentée par import. Une saisie manuelle est possible techniquement, mais sera écrasée à la prochaine mise à jour si la donnée est censée provenir d'un import.
Le calcul de TVA peut être complexe et varier selon le type de financement de chaque lot. WIP recopie fidèlement ce que dit votre logiciel de comptabilité plutôt que de recalculer une TVA qui pourrait être erronée.
Si le lien avec votre logiciel de comptabilité n'est pas bidirectionnel (cas le plus fréquent), votre modification sera écrasée à la prochaine mise à jour automatique. Signalez plutôt l'erreur à votre administrateur pour qu'elle soit corrigée à la source.
Oui, dès lors qu'un masque de trésorerie est associé aux bons livrables clés du planning, tout décalage de date se répercute automatiquement sur la répartition de la dépense.
Pour toute question complémentaire, n'hésitez pas à contacter le support Cellance en créant un ticket directement depuis l'interface WIP.