Comment configurer les lots techniques, les colonnes de budget, les droits d'accès et les masques de trésorerie pour que les onglets Suivi budgétaire, Trésorerie et Financement fonctionnent correctement.

Au programme
Avant de commencer
  • Ce paramétrage est réservé aux profils administrateurs de WIP.
  • Les onglets Suivi budgétaire, Trésorerie et Financement s'appuient sur des données importées depuis votre logiciel de comptabilité (via fichier Excel ou interfaçage) : la cohérence des libellés entre les deux systèmes est essentielle au bon fonctionnement de l'import.
  • Le paramétrage se fait par famille d'opération et n'est généralement à réaliser qu'une seule fois par famille.
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Le principe : une recopie de votre logiciel de comptabilité

Ce qu'il faut garder en tête avant de paramétrer

Les onglets Suivi budgétaire, Trésorerie et Financement offrent un cockpit financier aux chargés d'opération : une vue de ce qui se passe dans votre logiciel de comptabilité, directement depuis l'opération, sans avoir à ouvrir ce logiciel.

⚠️ Un principe essentiel à retenir avant de paramétrer

Ces onglets sont une recopie de ce qui existe dans votre logiciel de comptabilité, alimentée par un import (fichier Excel ou interfaçage). Ce ne sont pas des outils de gestion financière à proprement parler : WIP affiche ce que dit votre logiciel de comptabilité, il ne remplace pas son fonctionnement.

Il est donc essentiel que les libellés (noms de lots, de colonnes...) soient identiques entre votre logiciel de comptabilité et WIP, pour que l'import fonctionne correctement.

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Paramétrer le budget dans l'administration

Lots techniques, rubriques et colonnes, par famille d'opération
Accéder au paramétrage
  1. Cliquez sur la roue crantée (Administration) en bas à gauche.
  2. Vérifiez la famille d'opération concernée (le paramétrage peut différer d'une famille à l'autre).
  3. Allez dans Rubrique finance.
Créer des rubriques et des lots techniques

Créez des rubriques (grands regroupements, par exemple "Prix de revient" et "Financement"), puis, dans chaque rubrique, ajoutez les lots techniques qui la composent.

Chaque lot doit avoir un identifiant unique (en plus de son libellé) : c'est ce qui permet à votre logiciel de comptabilité et à WIP de se comprendre lors de l'import, même si le libellé affiché change par la suite.

? Astuce — Ajouter rapidement de nombreux lots

Si un client vous transmet un tableau Excel listant déjà tous ses lots, ajoutez d'abord le bon nombre de lignes vides dans l'administration. Copiez ensuite la liste des lots depuis Excel (sans doublons), cliquez dans la première case (sans être en train d'en modifier le contenu) pour faire apparaître un encadré autour de la cellule, puis collez (Ctrl+V) : toutes les lignes se remplissent d'un coup.

Astuce copier-coller pour ajouter plusieurs lots techniques d'un coup
Copier-coller une liste de lots depuis Excel directement dans l'administration.
Personnaliser les colonnes

Vous pouvez créer vos propres colonnes de budget (par exemple pour reprendre exactement la présentation de votre logiciel de comptabilité) : colonne au format texte, colonne calculée par formule (ex. "Disponible" = "Budget autorisé HT" moins "Facturé"), ou colonne en somme des sous-lignes.

Pour chaque colonne, vous pouvez aussi choisir si elle est modifiable ou non (une colonne calculée par formule n'a pas vocation à être éditée manuellement).

Personnalisation des colonnes de budget dans l'administration
La personnalisation des colonnes de budget : texte, formule, ou somme des sous-lignes.
? Astuce — Dupliquer un paramétrage existant

Un bouton "Recopier vers…" permet de dupliquer un paramétrage de budget qui vous convient vers une autre famille d'opération, plutôt que de tout reconstruire manuellement.

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Gérer les droits d'accès au budget

Lecture seule ou modification, selon les profils
Paramétrer un profil
  1. Allez dans Administration → Profils et droits.
  2. Cliquez sur le crayon en bout de ligne du profil à modifier.
  3. Ouvrez l'accès à l'onglet concerné (Suivi budgétaire, Trésorerie ou Financement).
  4. Choisissez si l'accès est en lecture seule (simple consultation, "cockpit financier") ou en modification.
⚠️ Attention en cas de modification manuelle

Si une donnée est alimentée par un import depuis votre logiciel de comptabilité et qu'un utilisateur la modifie manuellement dans WIP, cette modification sera écrasée à la prochaine mise à jour automatique (sauf si l'interfaçage est bidirectionnel). Une correction ponctuelle dans WIP n'est donc pas une solution durable : la correction doit être faite à la source, dans votre logiciel de comptabilité.

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Paramétrer un masque de trésorerie

Répartir la dépense budgétée dans le temps

L'onglet Trésorerie est conditionné par le budget : il reprend les montants du Suivi budgétaire et les répartit dans le temps, selon des règles que vous définissez : les masques de trésorerie.

Paramétrage d'un masque de trésorerie dans l'administration
Le paramétrage d'un masque de trésorerie : quelle donnée suivre, et comment la répartir dans le temps.
Paramétrer un masque de trésorerie
  1. Dans l'administration, pour la famille d'opération concernée, allez dans Masque de trésorerie.
  2. Choisissez la valeur de référence à suivre (le plus souvent le facturé, pour suivre ce qui est réellement payé).
  3. Associez chaque lot technique à un ou plusieurs livrables clés du planning (par exemple : la signature de l'acte authentique pour l'acquisition du terrain).
  4. Définissez le pourcentage de la dépense déclenché à chaque livrable clé, ainsi qu'un éventuel décalage en mois.
⚠️ Le total doit faire 100 %

WIP vous alerte si la somme des pourcentages répartis sur les différents livrables clés dépasse ou n'atteint pas 100 %. Pensez à valider chaque ligne : une modification non validée n'est pas enregistrée.

Une fois ce paramétrage réalisé, la trésorerie se calcule automatiquement pour les utilisateurs : si une date du planning est décalée (par exemple un ordre de service repoussé), la répartition de la dépense se recale d'elle-même. Il est également possible d'historiser différentes versions de ce calcul.

? Bon à savoir

Comme pour les masques de planning, le paramétrage d'un masque de trésorerie se fait généralement une seule fois par famille d'opération.

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Questions fréquentes

Un utilisateur peut-il saisir directement des montants de budget dans WIP ?

Ce n'est pas l'usage prévu : ces onglets sont conçus comme la recopie de votre logiciel de comptabilité, alimentée par import. Une saisie manuelle est possible techniquement, mais sera écrasée à la prochaine mise à jour si la donnée est censée provenir d'un import.

Pourquoi le TTC n'est-il pas calculé automatiquement partout ?

Le calcul de TVA peut être complexe et varier selon le type de financement de chaque lot. WIP recopie fidèlement ce que dit votre logiciel de comptabilité plutôt que de recalculer une TVA qui pourrait être erronée.

Que se passe-t-il si une donnée importée est modifiée directement dans WIP ?

Si le lien avec votre logiciel de comptabilité n'est pas bidirectionnel (cas le plus fréquent), la modification sera écrasée à la prochaine mise à jour automatique. La correction doit être faite à la source, dans votre logiciel de comptabilité.

La trésorerie se recalcule-t-elle automatiquement si le planning change ?

Oui, dès lors qu'un masque de trésorerie est associé aux bons livrables clés du planning, tout décalage de date se répercute automatiquement sur la répartition de la dépense, sans action supplémentaire de votre part.

Besoin d'aide ?

Pour toute question complémentaire sur ce paramétrage, n'hésitez pas à contacter le support Cellance en créant un ticket directement depuis l'interface WIP.