Comment construire un document Word qui ira chercher automatiquement les informations d'une opération dans WIP, grâce au système de balises.

Au programme
Avant de commencer
  • Vous devez avoir un statut administrateur.
  • Le document se prépare dans Word, avant d'être importé dans WIP (voir l'article "Gérer les documents de publipostage").
Fichier joint : guide complet des balisesToutes les balises utilisables sont répertoriées dans le Repertoire de balise joint à cet article disponible à la fin de cette page. Gardez-le sous la main lors de la création de vos documents de publipostage.
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Le principe des balises

Des repères entre accolades, à l'endroit exact où l'information doit apparaître

Une balise s'écrit entre accolades, par exemple {nom} ou {pilote.nomComplet}. Elle se place directement dans le document Word, à l'endroit précis où vous souhaitez que l'information de WIP apparaisse une fois le document généré.

Exemple de balises dans un document de publipostage
Un extrait de document avec ses balises : nom, famille d'opération, adresse, code postal, commune, pilote nom complet…

Par exemple, si vous voulez que le nom complet du pilote de l'opération apparaisse automatiquement, vous placez la balise {pilote.nomComplet} à cet endroit du document.

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La règle d'or : libellés strictement identiques à WIP

La cause la plus fréquente d'erreur

Les balises vont chercher les informations directement dans WIP. Pour cela, les libellés utilisés (noms de caractéristiques, de livrables, de rôles...) doivent être strictement identiques à ce qui est écrit dans WIP.

⚠️ Exemple d'erreur fréquente

Si dans WIP la caractéristique s'appelle "NB Logts" et que vous écrivez "Nombre de logements" dans votre balise, cela ne fonctionnera pas : il faut écrire exactement NB Logts.

Le bon réflexe

Faites systématiquement un copier-coller des libellés depuis WIP (caractéristiques, livrables, rôles) plutôt que de les retaper. Attention également aux espaces superflus qui peuvent se glisser par erreur : c'est la cause la plus fréquente d'une balise qui ne fonctionne pas.

Vous pouvez vérifier qu'un document ne contient pas d'erreur de balise grâce à la validation dans l'administration (voir l'article "Gérer les documents de publipostage").

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Les grandes catégories de balises

Informations générales, équipe, caractéristiques, dates clés, catégories, notes
Informations générales
{nom}{adresse} {codePostal} {commune}{stadeAvancement}{familleOperation}{description}
Pilote
{pilote.nomComplet}{pilote.email}{pilote.telephoneFixe}
Équipe — accès direct
{equipe["Responsable Programme"].nomComplet}

Va chercher directement le nom de la personne occupant ce rôle précis.

Équipe — boucle
{#equipeBoucle}{role} : {nomComplet}{/equipeBoucle}

Liste automatiquement tous les rôles et noms de l'équipe, sans avoir à tous les citer un par un.

Caractéristiques — accès direct
{caracteristique["Niveau énergétique"].valeur}

Récupère le libellé ou la valeur d'une caractéristique précise.

Caractéristiques — boucle
{#caracteristiqueBoucle}{libelle} : {valeur}{/caracteristiqueBoucle}

Liste toutes les caractéristiques renseignées automatiquement.

Dates clés (livrables) — accès direct
{livrable["Dépôt de PC"].datePlanning}{livrable["Dépôt de PC"].statut}

Va chercher la date, le statut ou le commentaire d'un livrable précis dans le planning.

Dates clés — boucle avec filtre
{#livrableBoucle}{libelle} : {datePlanning} {statut}{/livrableBoucle}

Peut être filtrée pour exclure certains statuts (ex. "Sans objet", "Bloqué").

Catégories
{categorie["VEFA"]}{#categorieBoucle}{libelle}{/categorieBoucle}
Notes
{~~notes}

Insère le contenu de l'onglet Notes de l'opération.

Accès direct ou boucle : que choisir ?

L'accès direct cible une information précise et unique (ex. le responsable de programme). La boucle liste automatiquement tous les éléments d'une même catégorie (ex. tous les membres de l'équipe, toutes les caractéristiques renseignées), sans limite de nombre.

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Insérer une image (ex. photo favorite)

Une balise cachée dans le texte de remplacement d'une image
Paramétrer une image dynamique
  1. Insérez une image dans votre document Word, à l'endroit souhaité.
  2. Faites un clic droit sur l'image, puis choisissez Afficher le texte de remplacement.
  3. Dans le champ qui s'affiche, saisissez la balise correspondante, par exemple {%photoFavorite}.

C'est cette balise, placée dans le texte de remplacement de l'image, qui permet à WIP de remplacer l'image par la photo favorite réelle de l'opération.

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Les filtres : mettre en forme les données

Ajouter un format particulier à une balise

Un filtre s'ajoute après une barre verticale |, à la suite d'une balise, pour transformer l'affichage de la donnée récupérée.

Dates
{...datePlanning | annee}{...datePlanning | mois}{...datePlanning | moisEnLettre}{...datePlanning | jour}{...datePlanning | trimestre}{...datePlanning | semestre}{...datePlanning | anneesEcouleesDepuisDate}
Texte et nombres
{stadeAvancement | majuscule}{familleOperation | minuscule}{...valeur | nombre}{...valeur | chiffresApresLaVirgule : 2}{...telephoneFixe | numeroTelephone}
?

Questions fréquentes

Ma balise ne fonctionne pas, que vérifier en premier ?

Vérifiez que le libellé utilisé est strictement identique à celui de WIP (majuscules, accents, espaces compris). C'est la cause la plus fréquente d'erreur. Un copier-coller depuis WIP évite ce problème.

Quelle est la différence entre accès direct et boucle ?

L'accès direct cible un élément précis et unique (ex. un rôle donné). La boucle liste automatiquement tous les éléments existants d'une catégorie, sans avoir à les citer un par un.

Où trouver la liste complète des balises disponibles ?

Dans le fichier joint à cet article, qui répertorie l'ensemble des balises utilisables (informations générales, pilote, équipe, caractéristiques, dates clés, catégories, notes, filtres).

Besoin d'aide ?

Pour toute question complémentaire, n'hésitez pas à contacter le support Cellance en créant un ticket directement depuis l'interface WIP.