Comment WIP permet de créer des documents sur-mesure (courriers, comptes-rendus, présentations) qui se remplissent automatiquement avec les informations de chaque opération.
Qu'est-ce qu'un publipostage ?
Un publipostage est un document Word paramétré avec des balises : des repères qui permettent à WIP d'aller chercher automatiquement les bonnes informations dans une opération, pour produire un document sur-mesure sans ressaisie manuelle.
Les usages sont multiples : présentations en mairie, comptes-rendus d'avancement, courriers ou e-mails automatiques à des prestataires externes, courriers de relance, décharges d'opération, etc.
Les 3 emplacements possibles
Un document de publipostage est toujours rattaché à l'un de ces 3 emplacements d'une opération, et se télécharge depuis cet endroit précis :
Documents généraux sur l'opération : comptes-rendus, courriers globaux. Bouton "Exporter synthèse".
Documents liés à une étape précise : ex. courrier de relance dépôt PC à la mairie. Depuis l'édition du livrable.
Documents annexes, un peu comme la synthèse mais moins utilisé. Depuis "Exporter doc".
Qui fait quoi : administrateur et utilisateur
La mise en place d'un publipostage se fait en deux temps :
Si une information ne redescend pas dans un document téléchargé, c'est soit que l'information n'est pas renseignée sur l'opération dans WIP, soit que la balise a été mal paramétrée par l'administrateur.
Questions fréquentes
Seuls les administrateurs peuvent créer, importer et paramétrer un document de publipostage dans l'administration.
Non, un utilisateur peut seulement le télécharger depuis une opération ; la création et la modification restent réservées aux administrateurs.
Le plus souvent sur la synthèse (documents généraux). Les livrables portent plutôt des documents très spécifiques à une étape (ex. relance mairie sur un dépôt de permis).
Pour toute question complémentaire, n'hésitez pas à contacter le support Cellance en créant un ticket directement depuis l'interface WIP.