Comment récupérer un document déjà paramétré (courrier, compte-rendu, présentation) automatiquement complété avec les informations de votre opération.

Au programme
Avant de commencer
  • Les documents de publipostage doivent déjà avoir été paramétrés par un administrateur.
  • Aucun droit particulier n'est nécessaire pour télécharger un document déjà disponible sur une opération.
  • Les documents seront générés dans un format modifiable : Word, Powerpoint ou Excel. 

Selon le document recherché, vous le retrouverez à l'un de ces 3 endroits sur l'opération : la synthèse, un livrable ou les notes. Il vous suffit ensuite de cliquer pour que le document se télécharge automatiquement, complété avec les informations de l'opération.

1

Depuis la synthèse

Pour les documents généraux sur l'opération
Télécharger depuis la synthèse
  1. Ouvrez l'opération, sur l'onglet Synthèse (la page d'accueil de l'opération).
  2. Cliquez sur Exporter synthèse, en haut à droite.
  3. Choisissez le document souhaité dans la liste déroulante.

Le document se télécharge automatiquement sur votre ordinateur, complété avec les informations de l'opération.

2

Depuis un livrable

Pour les documents liés à une étape précise (ex. relance mairie)
Télécharger depuis un livrable
  1. Sur le planning, passez la souris sur le livrable concerné pour faire apparaître les 3 petits points.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Dans la fiche du livrable, cliquez sur Publipostage (juste à côté de "Document").
  4. Choisissez le document souhaité dans la liste déroulante.
Rubrique publipostage dans l'édition d'un livrable
La rubrique "Publipostage" dans la fiche d'un livrable, à côté de "Document".

Exemple : sur le livrable "Dépôt de PC", vous pouvez retrouver un "Courrier de relance dépôt PC mairie" prêt à télécharger avec les informations de l'opération déjà complétées.

3

Depuis les notes

Pour des documents annexes
Télécharger depuis les notes
  1. Ouvrez l'onglet Notes de l'opération.
  2. Cliquez sur Exporter doc, puis sur Exporter note de ce projet.
  3. Choisissez entre le compte-rendu par défaut des notes, ou un document de publipostage si un ou plusieurs ont été paramétrés à cet emplacement.
  4. Cliquez sur Valider.

Le document se télécharge automatiquement dans vos téléchargements.

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Questions fréquentes

Une information manque dans mon document téléchargé, que faire ?

Deux causes possibles : 

  • soit l'information n'est pas renseignée sur l'opération dans WIP (par exemple une caractéristique existe mais n'a pas de valeur saisie), 
  • soit la balise a été mal paramétrée par un administrateur. 
Dans les deux cas, rapprochez-vous de votre administrateur WIP.
Puis-je modifier un document de publipostage moi-même ?

Non, la création et la modification des documents de publipostage sont réservées aux administrateurs. En tant qu'utilisateur, vous pouvez seulement les télécharger.

Je ne trouve pas de document de publipostage à l'endroit attendu, pourquoi ?

C'est probablement qu'aucun document n'a été paramétré sur cet emplacement (synthèse, livrable ou notes) par votre administrateur. rapprochez-vous de lui pour vérifier.

Besoin d'aide ?

Pour toute question complémentaire, n'hésitez pas à contacter le support Cellance en créant un ticket directement depuis l'interface WIP.