L'arborescence — ou plan de classement — définit l'organisation de l'onglet Documents sur chaque opération. Elle se paramètre une fois, depuis l'administration, pour toute une famille d'opération.
Le paramétrage de l'arborescence se fait dans l'Administration : cet article s'adresse uniquement aux comptes ayant le statut Administrateur.
- Accéder à la gestion des documents — par famille d'opération
- Comprendre la structure — dossiers, sous-dossiers, documents attendus
- Ajouter des sous-dossiers et des documents attendus — un par un ou plusieurs à la fois
- Sélectionner et supprimer plusieurs lignes — faire le ménage rapidement
- Réorganiser l'arborescence — glisser-déposer les lignes
Accéder à la gestion des documents
Comprendre la structure
L'arborescence fonctionne comme un plan de classement classique, à la façon de poupées russes : des dossiers contiennent des sous-dossiers, qui contiennent eux-mêmes des documents attendus.
Pour chaque document attendu, trois informations peuvent être renseignées :
Si aucune catégorie n'est choisie, le document attendu s'affiche sur toutes les opérations de la famille.
Ajouter des sous-dossiers et des documents attendus
Sur la ligne concernée, cliquer sur les trois petits points à droite pour ouvrir le menu d'actions.
En sélectionnant des lignes dans un fichier Excel puis en collant sur le premier libellé de la fenêtre d'ajout multiple, WIP remplit automatiquement toutes les lignes correspondantes (libellé, catégorie…).
Sélectionner et supprimer plusieurs lignes
Réorganiser l'arborescence
Le positionnement doit être précis : déposer une ligne juste à côté d'un sous-dossier ne fait que la réordonner, il faut la déposer bien sur le sous-dossier pour qu'elle s'y range.
La base de connaissances WIP est accessible depuis l'interface via le point d'interrogation en bas à gauche. Pour toute question, créer un ticket directement depuis l'interface.